Anfitrión Corporativo

” Las fiestas de empresa pueden ayudar a fomentar el trabajo en equipo, las relaciones entre los empleados, el compromiso con la empresa e incluso el rendimiento en el trabajo, Los trabajadores valoran su existencia más que la posibilidad de comer, beber, escuchar música o divertirse pueden ser los regalos o sorteos que se dan ese día para motivarlos o premiarlos aunque hay algunos que lo pueden llegar a considerar una pérdida de tiempo o un compromiso.”

Cita

Cuando una empresa ya ha decidido que desea realizar un evento y nos ofrece ser parte de él, el primer paso que debo de realizar como su Meeting Planner en colaboración con el departamento asignado para dicha labor de la empresa en cuestión es el de definir el objetivo del mismo y el tipo de evento que se quiera ofrecer ya que uno puede realizar un evento para:

• Presentar un producto
• Presentar una idea
• Presentar un servicio
• Presentar a un integrante nuevo (ya sea directivo, empleado, proveedor, inversionistas aliados corporativos y clientes)
• Captar clientes nuevos.
• Fidelizar a clientes actuales y antiguos
• Crear una mejor experiencia de la marca de la empresa.
• Fortalecer el sentido de pertenencia de tus empleados con la empresa y marca.
• Incrementar sus ventas en plazos definidos
• Celebrar un reciente logro de su equipo
• Conmemorar una fecha importante para la empresa como un aniversario, el final de un proyecto exitoso, la navidad o el fin de año.

En donde esta acción de realizar un evento o una fiesta se convierte la mayoría de las veces en un regalo con la única finalidad de agradecer, pasar un momento relajado y divertido con sus colaboradores pero también es una oportunidad para mantener una relación estratégica que permitirá asegurar la participación, recomendación o clientela necesaria, generando recordación en cada uno de los momentos vividos durante el evento y además tratar de comprometerlos para invitaciones futuras a proyectos, inversiones o estímulos a beneficio de la empresa en su totalidad.

Es por ello que la clave para lograr que un evento sea un éxito (ya sea con tus empleados, inversionistas, clientes potenciales o asociados) es que éste sea una gran experiencia. 

Por tal motivo SOE eventos y viajes tiene el reto de conocer en su totalidad los valores de la empresa a la ayudaremos a realizar su evento, así como conocer las políticas de convivencia que rigen a dicha empresa en su día a día, conocer a detalle el perfil del público que será invitado para la fecha estipulada (edad, genero, cargo, gustos, medios de trasporte y de comunicación, relación con sus jefes y compañeros de área, etc ), la motivación y el o los objetivos de la empresa para realizar dicho evento. entre otras cosas.

Otro reto es tener conocimiento de su agenda u orden del día previamente antes del celebrar el evento, inclusive meses antes para empatar sus protocolos y decidir si el evento deberá ser 100% formal o se puede contemplar un evento de carácter más informal y relajado. ahí es justo el momento más crítico en el que partimos a revisar más de tres opciones de sedes,  a la cuales en cada una SOE eventos revisa varios aspectos no solo de logística y seguridad, sino también de servicios que se puedan ofrecer directamente o que debamos llevar y a que costo, así como estructurar el diseño y montaje de los mismos partiendo desde la capacidad de aforo del lugar, la presencia de  medidas de prevención de accidentes y tras la pandemia del Covid 19 (medidas de sanitización, espacios de aislamiento y medidas de emergencia) para el ingresos, estancia y egreso de todos los asistentes.

Otra tarea importante al que me he afrontado al organizar un evento corporativo, es el de tener la claridad y síntesis suficiente para diseñar un Moodboard en tiempo récord, que me permita darle a mi cliente empresarial de forma concreta un concepto creativo que simpatice con el evento que desea ofrecer, (a veces es algo bastante fácil gracias a mi experiencia al realizar este tipo de eventos en la ciudad, incluso a gran escala como los eventos masivos, ferias, expos, congresos y convenciones a los que SOE eventos y viajes ha asistido durante los últimos 6 años y apoyado en 16 años como profesional en el área de organización de eventos y turismo de reuniones), sin embargo no siempre es una tarea fácil de hacer, de hecho es emocionante compartir o tener la obligación de producir una fiesta temática única y personalizada para una empresa  que además tiene un presupuesto limitado, es todo un reto, ya que no se trata solo decorar las mesas con lindos centros de mesa usando el color de la empresa en cuestión y combinarla con la mantelería y alguna marquesina alusiva, sino de, en verdad transformar espacios y  repensar la forma como se comunica las empresa con su gente y esta vez hacerlo divertido a través de los servicios a ofrecer durante el evento, creando así estrategias que mejoren la experiencia de sus invitados durante la fiesta, previniendo el cómo dichas acciones podrían afectar el futuro de la relación con la empresa y percepción de estas personas invitadas que por algún detalle en el evento pudiese ser el recordatorio de un fracaso de negocios a futuro , o en el mejor panorama la oportunidad de tener un motivo de alegría actual y éxito compartido.

Es por ello que no basta con que las empresas contraten los servicios básicos que te permiten realizar un evento con solo alquilar ese lugar donde quepan todos tus invitados, que alcance con el presupuesto para pagar la renta de mesas presidenciales , la comida y la música; también hay que estar supervisando que todo esté correctamente hecho , controlar los tiempos de servicio , cuidar la agenda del día del anfitrión corporativo y además mejorar al momento lo que no esté funcionando, previamente personalizar cada servicio y lo más difícil ajustarse a el tiempo y presupuesto destinado para realizar su evento.

Y es donde el reto de un organizador de eventos corporativos como SOE, no puede perder detalle, ni mucho menos improvisar – hay un dicho que dice que:

 “Un organizador de eventos no improvisa jamás, incluso, planifica aquello que podría ser improvisado”, Anónimo.

Sin duda el tiempo para organizarlo también es clave y es un reto para obtener un evento empresarial exitoso, ya que en mi punto de vista es largo el camino entre el proceso de licitación, el de tener más de 2 opciones en cotizaciones con la idea a proponer con un moodboard aterrizado pero sin un presupuesto fijado, el tiempo para posibles ajustes a ideas finales previa la firma formal de un contrato y la aceptación de un plan de pagos que sea conveniente para estructurar en tiempo y forma el festejo. La negociación  para pago de créditos, el alta como proveedor, el pago de facturas, las horas de espera en la puerta de seguridad con uniformes, documentos y credenciales que te identifiquen como una persona formal, confiable y donde por supuesto no corras ningún riesgo al ingresar a la planta y no puedes hacer mucho por modificar los tiempos de entrega y recepción de tus propuestas, solo esperar y mantener la esperanza para que te den el manejo absoluto de proveedores de servicios y productos con el dinero requerido para el pago de anticipos, liquidaciones, todo ese tiempo en citas en la planta, que se suma a las llamadas y emails semanales para la firma de contratos de confidencialidad , de corresponsabilidad,minutas de recomendación para evitar fraudes, demandas, encuestas de satisfacción, balances etc. El reto para planear, organizar y ejecutar todo ese trabajo de oficina que te he comentado, el trabajo creativo, el trabajo de logística previo, todo ese tiempo que al final se resume a 3 , 5 , 8 u 12 horas en un evento en que simplemente tienes una oportunidad de hacerlo perfecto, de entretenerlos, de tener la satisfacción de ayudarlos a lograr sus metas en una fiesta , de hacer un EVENTO MEMORABLE para esa Marca o empresa que por lo menos por un día te pertence por que haz trabajado tanto en ese evento que ya te sientes también parte de la empresa,  que al colaborarles además les haz cogido a sus propósitos, valores e ideales con cierto cariño y donde al igual que ellos amaras que todo salga bien, conforme a lo planeado desde un principio y por supuesto te inviten a eventos futuros como aliado estratégico o quizás hasta como futuro cliente.